Zonder zorgen op verlof dankzij procedures en werkinstructies

Stel, je bent 3 weken met vakantie geweest. Als je terug komt op je werk ligt er geen extra werk op je te wachten. Niks in te halen, niks bij te werken.

Hoe fijn zou dat zijn ? Kan je dat eigenlijk wel?

Zeker en vast het is allemaal een kwestie van systemen en structuren.

De systemen en structuren zijn 1 van de 3 dimensies waarmee een organisatie is opgebouwd.

De 2 andere dimensies zijn :

  • processen
  • gedrag en attitude

In dit artikel focussen we op hoe de ontwikkeling van goede systemen en structuren er kunnen voor zorgen dat je inderdaad 3 weken op vakantie kan en onbevreesd voor een berg werk kan terugkeren.

  1. Maak duidelijke afspraken rond rollen en verantwoordelijkheden. Wie vervangt wie ? Zorg dat je telefoon doorschakelt naar een collega. Configureer je mailbox zodat werkgerelateerde mails worden doorgestuurd naar een collega, etc …
  2. De collega’s die je vervangen dienen in staat te zijn jouw taken over te nemen. Ze dienen dus de juiste toegang tot gegevens te hebben, de gepaste authorisaties in de bedrijfssystemen en over jouw beslissingsbevoegdheden  beschikken zodat tijdens je afwezigheid geen achterstand wordt opgebouwd.

Hoe kan je dit bereiken ?

  1. Beschrijf je taken. Dit doe je aan de hand van procedures en werkinstructies. Deze bevatten alle informatie die nodig is voor de uitvoering van een taak : welke systemen gebruikt worden, welke activiteiten in welke volgorde gebeuren, welke informatie en materialen noodzakelijk zijn voor de uitvoering, de kwaliteitseisen en de eventuele veiligheidsriciso’s.
  2. Leid de collega’s die je vervangen op zodat ze de kennis en de competenties verwerven om jou tijdens je afwezigheid te vervangen.

Vertrek jij zonder vrees voor je terugkomst op je volgende vakantie ?

In onze workshop ‘Schrijven en beheren van werkinstructies’ zetten we je op weg.

Bekijk hier de inhoud en organisatie :